Chez webportage, il est possible de présenter des frais afin de les déduire des charges du bulletin au moment de l'élaboration des paies. Nous distinguons :
- Les frais sur justificatif d'achat qui peuvent être présentés par tous les portés (achats de fournitures ou de services) ;
- Les frais de déplacement, les indemnités kilométriques, les frais de restauration et d'hébergement ponctuel qui concernent uniquement les portés ayant souscrit à l'offre à 8%.
Le contrôle des frais
Comme tout employeur, webportage doit respecter des règles très strictes en matière de frais professionnels au risque de payer des pénalités en cas de contrôle par le législateur.
De ce fait, chaque frais présenté est modéré par notre équipe selon des règles très précises.
A tout moment, vous pouvez connaître l'état de traitement d'un frais sur votre Espace adhérent ou votre application mobile. (Les états d'un frais)
Les principes clés :
1. Factures obligatoires : Toute présentation de dépense doit être accompagnée d'un justificatif d'achat. La règlementation exige de présenter une facture. Selon le type de frais présenté, le formalisme exigé sur cette facture peut être différent. Veuillez vous reporter à la partie "Types de frais & formalisme" pour plus de détail.
2. Date du frais : Peuvent être saisis, les frais ayant une date de facture sur les 12 derniers mois. En d'autres termes, un frais antérieur à 1 an ne peut être accepté chez webportage.
3. Justification du frais : Peuvent être présentés tous les frais pouvant être justifiés par votre activité en portage salarial et considérés comme tel par la règlementation.
4. Déplacements : Les frais de déplacement, d'hébergement et de restauration peuvent uniquement être présentés dans le cadre de l'offre à 8%. Tout frais de déplacement déclaré sur votre espace devra être daté de moins de 3 mois.
5. Absence de seuil maximum : Nous ne limitons pas le montant annuel de vos frais du moment que ces derniers sont bien justifiés par votre activité.
6. Achats supérieurs à 500€ : Ils ne sont pas inclus dans vos frais mais dans votre amortissement. + d'infos
Types de frais & formalisme des justificatifs
Voici une liste non exhaustive des frais pris en charge chez webportage ainsi que le formalisme à respecter au niveau des factures justificatives :
| Type de frais | Exemples | Destinataires à indiquer sur la facture justificative |
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Fournitures / Petit matériel < 500€ |
Imprimante, souris, extension de mémoire, aménagement du bureau, cartouche d'encre, ... |
webportage + vos nom et prénom |
| Prestations de services | Réparation de vos outils de travail, Prestation de prospection, conseil en avocat pour votre activité ... | webportage + vos nom et prénom |
| Nom de domaine / Hébergement web | Achat du nom de domaine ou de l'hébergement web de votre site professionnel | vos nom et prénom |
| Télécommunication (ADSL, téléphone) | Connexion internet, abonnements mobile et fixe (uniquement sur la partie consommation professionnelle) | vos nom et prénom |
| Matériel de + de 500€ |
Dans ce cas il ne s'agit pas d'un frais. Avant de procéder à l'achat, reportez-vous à la fiche Amortissement / Achats de + de 500€ |
|
| Déplacements (Offre à 8% uniquement) | Indemnités kilométriques, péage, parking, train avion, repas professionnels, hébergement ponctuel pour 1 personne, surcoût d'assurance pour usage professionnel du véhicule, ... |
cf. Paragraphe "Les frais de déplacement, de restauration et d'hébergement ponctuel' |
Mais aussi :
- Frais de visa dans le cadre d'un déplacement justifié par l'activité chez webportage (facture : nom + prénom),
- Abonnement à une plateforme professionnelle (facture : nom + prénom),
- Logiciel, progiciel, licence (facture : nom + prénom)
- Location ponctuelle d'espaces de travail (maximum 29 jours consécutifs) (facture : webportage, nom + prénom)
Les règles spécifiques
Télécommunications :
Nous sommes en mesure de prendre en considération tout ce qui attrait à votre consommation "professionnelle". Vos consommations "de loisir" ne peuvent être prises en charge.
| Eligible | Non éligible |
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Location d'espaces de travail :
| Eligible | Non éligible |
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Aménagement de bureau
Nous pouvons prendre en compte les dépenses indispensables à votre espace de travail.
| Eligible | Non éligible |
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|
! Si vous entreprenez des travaux à votre domicile pour votre espace de travail (peinture, sol, électricité, ...), nous ne pourrons pas passer en frais les dépenses s'y afférant car webportage n'est ni propriétaire ni locataire de votre logement.
Café, boissons & denrées alimentaires
Peuvent uniquement être pris en compte les achats des portés organisant des ateliers, actions de formation ou réunions de clientèle.
! La distribution d'alcool n'est pas autorisée pour des raisons d'assurance. L'achat de boissons alcoolisées ne peut donc pas être pris en compte pour les frais.
Autres
Ne peuvent être pris en compte :
- Les frais de représentation (vêtements, esthétique)
- Les formations de conduite
- Les commissions prélevées par les plateformes car elles n'ont pas fait l'objet d'une avance.
Les frais de déplacement, de restauration et d'hébergement ponctuel
Si vous avez souscrit à l'offre à 8%, vous pouvez en plus présenter des frais de déplacement, de restauration et/ou d'hébergement ponctuel. Nous vous rappelons que tout frais de déplacement déclaré sur votre espace devra être daté de moins de 3 mois.
| Trajets avec votre automobile personnelle |
Précisions :
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| Location occasionnelle de voiture |
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| Transports |
Précisions :
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| Repas professionnels |
Précision :
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| Hébergement ponctuel |
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